Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Město Chrudim, se sídlem Resselovo náměstí 77, 537 16 Chrudim, IČ: 00270211, si z pozice správce osobních údajů dovoluje informovat subjekty údajů, se kterými přichází do styku nebo s jejichž osobními údaji nakládá, o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů subjektů údajů ze strany Městského úřadu Chrudim a Městské policie Chrudim (dále jen „město Chrudim“), včetně rozsahu práv subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.  Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „Nařízení GDPR“) a dále v souladu s relevantními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. 

Co je to osobní údaj?

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Kdo je subjekt údajů?

Subjektem údajů jsou všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme (např. občané při vyřizování záležitostí v samostatné či přenesené působnosti obce, účastníci správních řízení, žadatelé o dotace a dary, smluvní strany (jde-li o fyzické osoby), jednající osoby právnických osob, zaměstnanci města Chrudim, účastníci výběrového řízení). Subjektem údajů nejsou právnické osoby.

Na koho se může subjekt údajů obrátit?

Kontaktní údaje města Chrudim jako správce, případně zpracovatele osobních údajů:

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů a výkonem Vašich práv podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů se můžete v případě potřeby obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého město Chrudim jako orgán veřejné moci jmenovalo pro účely souladu s legislativou na ochranu osobních údajů.

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu OÚ

Za jakým účelem a jaké OÚ zpracováváme?

Město Chrudim zpracovává Vaše osobní údaje zejména pro účely:

1. plnění povinností v přenesené a samostatné působnosti dle příslušných právních předpisů, viz působnosti jednotlivých útvarů/odborů.
   
   Zpracování je v těchto případech nezbytné pro plnění právní povinnosti správce a pro plnění úkolů ve veřejném zájmu nebo výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni. Tyto činnosti jsou regulovány řadou právních předpisů, které obcím stanoví, v jakém rozsahu, příp. i po jakou dobu jsou povinny zpracovávat osobní údaje. V tomto případě jste povinni osobní údaje poskytnout, jinak nemůžeme naplnit zákonné požadavky, což může vést ke zmaření prováděných úkonů.
   
2. plnění povinností vyplývajících z uzavřených smluvních vztahů včetně přípravy těchto vztahů např. s dodavateli, odběrateli, nájemníky, partnerskými městy, zaměstnanci apod. Vyžadujeme údaje, které jsou nezbytné pro řádné uzavření smlouvy.
   
3. zjednodušení a zefektivnění komunikace s městem Chrudim. Kontaktní osobní údaje, které poskytujete dobrovolně, tj. zejména email a telefonní číslo, jsou zpracovávány na základě titulu oprávněného zájmu správce či třetí strany.
   
4. dohledu na veřejný pořádek, prevenci kriminality a ochrany majetku. Za tímto účelem provozuje Městská policie Chrudim kamerový systém se záznamem na základě titulu oprávněného zájmu správce či třetí strany. Záznamy jsou uchovávány po dobu 35 dnů a jsou předávány pouze správním orgánům či orgánům činným v trestním řízení na základě písemné žádosti. Městská policie Chrudim neprovádí vyhodnocování uchovávaných záznamů.
   
5. Pokud zpracování osobních údajů provádíme na základě Vašeho souhlasu, pak je to výhradně za účelem Vámi vyjádřeným v souhlasu se zpracováním osobních údajů, s nímž Vás vždy seznámíme před jeho udělením. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem sleduje snadnější přístup občanů k informacím nebo propagaci činnosti města Chrudim a účast veřejnosti na dění ve městě.

Vámi sdělené osobní údaje nezpracováváme pro jiné účely, než pro ty, které jste nám sdělili v okamžiku jejich předání. Ke zpracování osobních údajů dochází jak automatizovaně, tak v listinné podobě. Způsob zpracování je závislý na typu agendy, příp. na povinnostech uložených právními předpisy. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti a to i po skončení pracovního poměru k městu Chrudim.

Ve vymezených případech používáme ke zpracování osobních údajů zpracovatele, kteří jsou vázáni stejnými povinnostmi, jaké máme sami ve vztahu k subjektům údajů. Se zpracovateli uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů, které specifikují pokyny pro zpracování a jejich povinnosti.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje občanů,

• identifikační, kontaktní, demografické, ekonomické a další údaje, které nám ukládají právní předpisy, zejména pro vedení úředních jednání a povinně zveřejňovaných dokumentů na úřední desce,

• údaje, které vzešly z komunikace s občany při úředních jednáních,

• identifikační a kontaktní údaje smluvních stran a jejich zaměstnanců, bankovní údaje a identifikační údaje podnikajících fyzických osob,

• osobní údaje vyjádřené ve Vašem případném souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo které nám poskytnete v souladu s Vaším oznámením, žádostí nebo podnětem,     osobní údaje, které nám předávají jiné orgány nebo organizace.

Z jakých zdrojů OÚ získáváme?

Pokud osobní údaje nezískáme přímo od Vás, můžeme je získávat z veřejných zdrojů (např. z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, administrativního registru ekonomických subjektů, příp. dalších veřejně dostupných evidencí a zdrojů) nebo neveřejných registrů, do nichž máme na základě příslušných zákonných oprávnění povolen přístup (např. informace ze základního registru obyvatel, z informačního systému evidence obyvatel, z informačního systému cizinců, z registru rodných čísel), příp. z dalších zdrojů, kterými mohou být správní orgány, soudy, jiné organizace, žadatelé, účastníci řízení, smluvní partneři aj.

Jakým subjektům OÚ poskytujeme?

Osobní údaje poskytujeme příjemcům, jimž jsme je povinni poskytovat na základě příslušných právních předpisů (např. ministerstvům a jiným správním orgánům, soudům, Policii ČR, zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, finančním úřadům, úřadům práce), dále pak smluvním stranám, které jsou účastníky smluvních vztahů s městem, zdravotnickým zařízením, pojišťovnám, veřejnosti v případech, kdy jsou informace povinně zveřejňovány prostřednictvím úřední desky, účastníkům správních řízení, žadatelům, příp. dalším oprávněným subjektům s ohledem na specifická zpracování. Příjemcem osobních údajů nejsou subjekty, jejichž činnost nesouvisí s našimi činnostmi, ledaže byste s tím vyslovili souhlas. Nepředáváme osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.

Po jakou dobu jsou OÚ ukládány?

Osobní údaje jsou uloženy po dobu, kterou stanoví příslušné právní předpisy, pokud takové zpracování ukládají. V ostatních případech je doba uložení osobních údajů stanovena jako doba nezbytná k plnění našich úkolů, k uplatnění Vašich práv nebo oprávněných zájmů, práv nebo oprávněných zájmů správce nebo třetích osob nebo jako doba potřebná k obhajobě právních nároků města Chrudim. Dobu uložení osobních údajů rovněž stanoví příslušné požadavky Evropské unie, zejména v oblasti poskytování dotací.  Po uplynutí této doby jsou osobní údaje zlikvidovány nebo jsou dále uchovány po dobu stanovenou spisovým řádem, který pravidelně revidujeme a aktualizujeme. Jednotlivé doby uložení jsou projednávány s místně příslušným Státním okresním archivem Chrudim.

Jaká jsou základní práva subjektu údajů v oblasti ochrany OÚ?

Subjekt údajů má právo na to být informován o zpracování svých osobních údajů. Tím se rozumí zejména informace o účelu zpracování, totožnosti správce, o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů.

Mezi další práva subjektu údajů patří:

• Právo na přístup k osobním údajům

• Právo na opravu či doplnění

• Právo na výmaz

• Právo na omezení zpracování

• Právo na přenositelnost údajů

• Právo vznést námitku

• Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování, včetně profilování

• Právo podat stížnost

• Právo na odvolání souhlasu

Jak a kde uplatnit práva?

Vaše požadavky budou vždy řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními Nařízení GDPR a dalšími relevantními předpisy. 

Způsob podání žádosti na přístup k osobním údajům

Žádost můžete učinit:

• písemně s úředně ověřeným podpisem a doručit poštou nebo osobně na podatelnu Městského úřadu Chrudim, Pardubická 67, 537 16 Chrudim;
• v elektronické podobě opatřené zaručeným elektronickým podpisem na elektronickou podatelnu podatelna@chrudim-city.cz nebo poverenec@chrudim-city.cz prostřednictvím veřejné datové sítě z datové schránky žadatele do datové schránky města: 3y8b2pi; 
• ústně do písemného protokolu u správce (odpovědná osoba – pověřenec pro ochranu osobních údajů, Městský úřad Chrudim, Pardubická 67, 537 16 Chrudim) s ověřením totožnosti žadatele.

Náležitosti žádosti o podání informace:

• Město Chrudim poskytuje informace žadateli na základě žádosti. 
• Ze žádosti o podání informace musí být patrno, kdo žádá, o jakou informaci se jedná a že je určena městu. 
• Příjem žádostí je prováděn výhradně proti jednoznačné identifikaci subjektu údajů (ztotožnění). Bude-li shledáno, že žadatel neposkytl informace nezbytné pro ztotožnění, bude vyzván, aby je doplnil. Pokud tak neučiní, bude mu odpovězeno, že jeho žádost není možné z důvodu nedostatečného ztotožnění žadatele vyřídit. 
• Subjekt údajů uvede v žádosti údaje, podle nichž lze žadatele identifikovat, tj. zejména jméno, příjmení, adresu bydliště a datum narození, a dále podpis osoby, která o informaci žádá.
• Nemá-li žádost předepsané náležitosti nebo trpí-li jinými vadami, správce pomůže podateli nedostatky odstranit nebo ho vyzve k jejich odstranění a poskytne mu k tomu přiměřenou lhůtu.

Lhůta pro vyřízení žádosti

Pokud se jedná o žádost podle článků 15 až 22 Nařízení GDPR, musí být informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu lze v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit až o dva měsíce. O prodloužení lhůty a důvodech pro takové prodloužení budete informováni ve lhůtě do jednoho měsíce od podání žádosti.

Je žádost zpoplatněná?

Zásadně platí, že informace a první kopie zpracovávaných osobních údajů se poskytují a činí bezplatně. Za další kopie na Vaši žádost můžeme požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Jaká jsou naše bezpečnostní opatření pro ochranu OÚ?

Uplatňujeme vhodná technická, fyzická a organizační opatření, která jsou přiměřeně navržena tak, aby zajišťovala ochranu osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, úpravami, nepovoleným zveřejněním nebo přístupem a dalšími formami nezákonného zpracování. Přístup k osobním údajům je omezen na oprávněné příjemce, kteří tyto údaje potřebují znát. Udržujeme ucelený systém informační bezpečnosti, jehož rozsah je úměrný rizikům spojeným se zpracováváním údajů. Tento systém je neustále přizpůsobován za účelem zmírnění provozních rizik a k ochraně osobních údajů při zohlednění uplatňovaných postupů. V některých případech zpracováváme osobní údaje jako zpracovatelé osobních údajů. Tyto osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze podle pokynů správce (centrální orgány veřejné správy) a nepoužíváme je ani nepředáváme dále k vlastním účelům. Udržujeme systém kontroly bezpečnosti informací, jejichž účelem je ochrana Vašich údajů. Osobní informace sdělujeme nebo přenášíme pouze podle pokynů správce nebo za účelem výkonu svěřených agend.